Financiën

Tot een financieel solide beleid hoort dat jaarlijkse noodzakelijke uitgaven uit de exploitatie kunnen worden betaald. Kapitaallasten moeten beheersbaar blijven, zodat de begroting meerjarig niet vast wordt gezet. Structurele lasten worden gedekt met structurele baten. Door actief te sturen op risico’s en  ervoor te zorgen dat voldoende buffer aanwezig is om tegenvallers op te vangen, moeten incidentele tegenvallers zo veel mogelijk worden voorkomen.

De control-organisatie ondersteunt het college, de directie en de lijnorganisatie bij de sturing en beheersing. Daarbij wordt geborgd dat informatie getrouw en rechtmatig tot stand komt en dat besluiten doelmatig en doeltreffend worden genomen. Daarvoor ontwikkelt de control-organisatie kaders, waarop ook wordt getoetst. Ook wordt regie gevoerd op complexere processen zoals de begroting en wordt de lijnorganisatie ondersteund bij de voorbereiding van besluitvorming en de uitvoering daarvan. De interne beheersing heeft primair als doel om college, directie en lijnmanagement van juiste, volledige en tijdige informatie te voorzien, zodanig dat tijdig geanticipeerd kan worden op afwijkingen en onzekerheden. Risicomanagement is daarvoor een belangrijk instrument. 

• Ontwikkelen nieuw format kadernota
• Herzien financiële verordening
• Risicomanagement verder verankeren in de organisatie
• Meer gebruik van geautomatiseerde controles in financiële processen
• Opstellen controleplannen nieuwe taken en uitvoeren van deze plannen
• Verder digitaal ontsluiten van financiële informatie

Het 213a-onderzoek dat in 2015 is uitgevoerd, ging over de effectiviteit en doelmatigheid van het Zaanse erfgoedbeleid. 

Het format van P&C-documenten is in het afgelopen jaar doorontwikkeld. Het college heeft bij de kadernota en de begroting keuzes transparant gemaakt door ook de opties waarvoor het college niet heeft gekozen te vermelden in de kadernota. Via de portal financiën.zaanstad.nl zijn alle P&C-documenten nu digitaal en interactief te raadplegen. Een aantal financiële verordeningen is geactualiseerd en samengevoegd om het beleid te vereenvoudigen. Begin 2016 zijn de verordeningen aangeboden aan de raad.

In het risicomanagement veranderen we de focus van instrument naar dialoog. We experimenteren met nieuwe methoden die management en bestuur helpen om het gesprek te voeren over risicomanagement in Zaanstad. Een voorbeeld is de pilot met strategiekaarten in het maatschappelijk domein. 
Dit jaar hebben we gewerkt met een nieuw softwarepakket voor het analyseren van financiële gegevens. Dit leverde echter niet de verwachte mogelijkheden op om afwijkingen mee te signaleren. In 2016 bekijken we of er alternatieven zijn.
We hebben de controleplannen voor nieuwe taken gemaakt en gebruikt. We passen de controleplannen steeds aan op veranderingen in de regelgeving voor de nieuwe taken. 

Door informatieverstrekking en mogelijkheden tot persoonlijk contact wordt draagvlak gecreëerd voor de werkwijze en het product bij bewoners en instellingen om juridische procedures te vermijden. Bij geschillen wordt juridisering zo veel mogelijk vermeden door geschilbeslechting aan de voorkant. Een goed gesprek levert op de lange termijn voor beide partijen vaak meer op.

• In een zo vroeg mogelijk stadium persoonlijk contact opnemen met de bezwaarmaker.
• Vooroverleg met woningcorporaties en eigenaren van grote objecten.
• Met marktpartijen die meerdere cliënten vertegenwoordigen in een zo vroeg mogelijk stadium duidelijke afspraken maken over de werkwijze van bezwaarafhandeling en de hoogte van de proceskostenvergoeding.

Het percentage gehonoreerde bezwaarschriften stijgt. Dit lijkt negatief, maar is juist een positieve ontwikkeling als we kijken naar de cijfers. Er worden in totaal steeds minder bezwaarschriften ingediend. Dit komt doordat we met de informele methode al veel vragen in een gesprek kunnen beantwoorden. De bezwaren die daarna overblijven en worden ingediend zijn vooral de terechte bezwaren. Het percentage gehonoreerde bezwaarschriften stijgt daarom. 

Hetzelfde geldt voor de uitgekeerde proceskostenvergoedingen. Door de informele methode en mediation worden minder juridische procedures opgestart en het bedrag dat totaal wordt uitgekeerd daalt. Alleen de gevallen waarin we er samen niet uitkomen blijven over. Van de juridische procedures die overblijven is een groter percentage terecht. Deze combinatie van dalend aantal en stijgend percentage is positief, omdat dit laat zien dat juridische procedures alleen nog worden ingezet in situaties waarin ze echt nodig zijn.

Inwoners kunnen digitaal het taxatieverslag van hun woning opvragen. Bij onduidelijkheden of vragen is er de mogelijkheid om telefonisch of per e-mail contact op te nemen met de taxateur. Deze kan dan al vragen verhelderen, waardoor een bezwaar indienen vaak niet meer blijkt te zijn.

Het aantal bezwaarprocedures op lokale heffingsbesluiten is dit jaar opnieuw verminderd doordat de gemeente vooraf gesprekken voert over de taxatiewaarde met belanghebbenden. In 2015 is het vooroverleg verder uitgebreid. Met zes woningcorporaties heeft vooroverleg plaatsgevonden (voor ca. 30.000 objecten geen bezwaarschriften). Daarnaast is er vooroverleg geweest met vertegenwoordigers van eigenaren en gebruikers van een aantal grote objecten. In 2015 zijn de informatieve gesprekken met de “no cure no pay”-bureaus voortgezet. Het aantal hoorzittingen en uit te keren proceskostenvergoeding aan deze bureaus is het afgelopen jaar verder afgenomen.