Onderzoeken Rekenkamer Zaanstad

Over de organisatieontwikkeling wordt minimaal jaarlijks in een separaat document door het college aan de raad gerapporteerd conform de adviezen van de Rekenkamer. Aandachtspunten o.a.:

• Doelen voor verdere ontwikkeling van de organisatie;
• Hoe is rekening gehouden met opvattingen van medewerkers?
• Hoe blijft het college navolgbaar?

2.

Tevens wordt in bovengenoemde rapportage aangegeven hoe het college invulling geeft aan de volgende aanbevelingen van de Rekenkamer:

• Verbeter het verwachtingen-management: wees duidelijk wat met de inbreng van medewerkers wordt gedaan.
• Improviseer weloverwogen en blijf navolgbaar.
• Informeer indien zinvol de gemeenteraad.
• Verbeter de communicatie naar de medewerkers, zodat ook voor hen het college navolgbaar is.

1.
2.

In maart 2015 is er naar aanleiding van het rekenkamer onderzoek van 2013 een presentatie gegeven in de raad over de organisatieontwikkeling. Een onderdeel van deze presentatie ging over de uitkomsten van het cultuuronderzoek dat de Hogeschool van Amsterdam in de ambtelijke organisatie van de gemeente Zaanstad heeft uitgevoerd. Een van de uitkomsten van dit onderzoek uit 2014 is dat de ambtelijke organisatie risicomijdend gedrag vertoont. Voor een aantal raadsleden gaf de presentatie aanleiding de vraag te stellen of er een relatie is tussen het functioneren van de raad en het geconstateerde risicomijdende gedrag. Het college heeft daarom besloten nader onderzoek te laten verrichten naar de oorzaken en achtergronden van dit risicomijdend gedrag.

a. Maak een keuze over de mate waarin bezwaren informeel zullen worden afgehandeld en draag deze keuze uit via de gemeentelijke informatiekanalen.

Wikkel bezwaren met behulp van de informele methode systematisch en procesmatig af, wees gericht op leren en leg gesprekken en afspraken met bezwaarmaker vast.

Investeer in de informele methode door training van personeel, zorg dat de methode ook wordt toegepast en gun de methode tijd om zich te bewijzen.

5.

Beschouw een bezwaar enkel als ingetrokken, wanneer de bezwaarmaker hier per email of post mee akkoord is gegaan.

6.

Richt de organisatie zo in dat onrechtmatigheden (bijv. overschrijding wettelijke termijn) snel worden gesignaleerd en voor zover mogelijk worden hersteld en in de toekomst voorkomen.

1.

a. Informele methode wordt voor alle bezwaren toegepast en hierover wordt in de individuele zaken met de bezwaarmaker gecommuniceerd. Communicatie op website etc. moet nog plaatsvinden. Planning was dit te koppelen aan indienen digitaal bezwaarschrift. Sinds 1 juni 2015 is mogelijkheid indienen digitaal bezwaarschrift gecommuniceerd. In de bezwaarclausule moet dit nog worden verwerkt . Dan volgt communicatie op de website. Planning 1^e kwartaal 2016

2.

Afspraken met bezwaarmaker worden schriftelijk vastgelegd.
Informele methode wordt in nieuwe applicatie Mozard sinds 1 juni 2015 systematisch en procesmatig vastgelegd.

3.

Training van personeel jaarlijks terugkerend. Methode wordt dagelijks toegepast (bellen bij ieder bezwaarschrift dat binnen komt), kennis en ervaring wordt onderling uitgewisseld.

5.

Wanneer een bezwaarmaker mondeling heeft aangegeven zijn bezwaar in te trekken dan wordt dit schriftelijk bevestigd.

6.

Applicatie Mozard geeft inzicht in beslistermijnen  en mogelijkheid om daarop te sturen

1

Stel de gemeenteraad in de gelegenheid om haar wensen en zienswijze kenbaar te maken over de eventuele voorgenomen wijzigingen in de uitvoeringsregels voor omzetting van het recht van erfpacht naar vol eigendom.

2

Informeer erfpachters persoonlijk over wijzigingen in de uitvoeringsregels of de parameters met ingrijpende gevolgen voor de erfpachters en verbeter de informatievoorziening op de website over de erfpacht.

1.

De gemeenteraad heeft op 27 augustus 2015 een positieve zienswijze afgegeven op de uitvoeringsregels erfpacht

2.

In oktober 2015 zijn de nieuwe uitvoeringsregels gepubliceerd. de internetpagina is aangepast en er heeft een publicatie in het Zaans Stadsblad plaatsgevonden. De nieuwe brochure is in januari 2016 uitgegeven

1

Breng de huidige constructie (via een gemeenschappelijke regeling en met verstrekkende garanties en verplichtingen) inclusief de keuzes en afwegingen die hieraan ten grondslag lagen, helder in kaart en zorg dat deze kennis behouden blijft.

2

Breng in overleg met de andere aandeelhouders de constructie in lijn met de publieke taak en maak daarbij duidelijke keuzes en afwegingen.

3

Ga na in hoeverre de constructie in strijd is met relevante regels en pas indien nodig de constructie aan.

4

Stel een informatieprotocol op dat is gericht op bewuste invloedmomenten van de stakeholders.

5

Evalueer de verbonden partij en zorg daarbij voor een exit-strategie.

1

Dit is in AIJZ verband in kaart gebracht. Dit punt kwam in het rekenkamer rapport terug bij alle vier aan AIJZ deelnemende gemeenten.

2

Deze aanbeveling is deels reeds in behandeling, door HVC op verzoek van de aandeelhouders. In de AvA van december 2014 is namelijk  besloten de mogelijkheden te onderzoeken om de financiering van HVC te herstructureren. In dit kader komen de hoofdelijke garantsteling en de risico’s die hieraan mogelijk verbonden zijn  ook  aan de orde. De uitvoering van een deel van deze aanbeveling, namelijk om te onderzoeken of HVC constructie de meest effectieve en efficiënte vorm is om de publieke taak van afvalverwerking te verwezenlijken, wordt opgepakt in het kader van de bestuursopdracht. Dit wordt in vervolg op de visie HVC in 2016 in de raad besproken.

3

In de AvA van december 2014 is  besloten om dit door HVC op te laten pakken. In 2016 volgt rapport van de HVC over de mogelijke strijdigheid met europese aanbestedingsregels.

4

In de AvA van december 2014 is ingestemd met een voorstel van HVC voor gerichte informatie aan stakeholders voor en na de AvA. De communicatie naar de aandeelhouders is sterk vebeterd. Voorafgaand aan de AvA wordt de agenda verzonden en een samenvatting van de AvA ontvangt de raad.
In 2016 wordt dit in een informatieprotocol vervat.

5

Deze aanbeveling wordt opgepakt in het kader van de bestuursopdracht. Gereed; december 2016.

1

Ontwikkel een leerprogramma waarin periodiek lessen getrokken worden van de werkwijze in de Jeugdteams.

2

Maak gebruik van de verschillen tussen de Jeugdteams om te leren wat de ‘juiste dingen’ zijn.

3

Verhelder de regierol van de Jeugdteams.

4

Verbeter het risicomanagement en informeer de raad transparanter over de beheersmaatregelen.

5

Zorg dat de raad kan monitoren of aannames uitkomen.

1

In 2015 is een themabijeenkomst georganiseerd voor alle jeugdteammedewerkers waarin ingegaan is op de pijlers. Daarnaast zijn er bijeenkomsten geweest tussen onderwijs en jeugdteams en centra jong en jeugdteams om van elkaar te leren. Verder is er gedurende het jaar gewerkt aan een leertraject voor alle jeugdteammedewerkers waarin gewerkt moet worden aan het ontwikkelen van de werkwijze en waarin de jeugdteams leren van elkaar. Dit is in samenspraak met de projectleiders van de jeugdteams gedaan en de bijeenkomsten voor de medewerkers starten in januari 2016.

Vanuit de hoofdaanbieders van de jeugdteams worden de jeugdteamleden jaarlijks op verschillende onderwerpen geschoold en hun expertise bijgehouden. Zo zijn alle teamleden geschoold in Triple P, zijn er cursussen over omgaan met doelgroepen gehouden vanuit bijvoorbeeld MEE en zijn medewerkers geschoold door JBRA over veiligheid.

2

Binnen het leertraject staat het leren van elkaar en het komen tot een gemeenschappelijke basis centraal. Ieder jeugdteam heeft zijn eigen kleur, maar om in iedere wijk kwaliteit te kunnen leveren, leren de jeugdteams van elkaars ervaringen en komen ze zo tot een gemeenschappelijke visie op verschillende onderdelen. Is onderdeel van het leertraject.

3

Voor veiligheidsdomein liggen er nu werkafspraken op papier. De werkafspraken zijn in samenspraak met de veiligheidspartners en de projectleiders van de jeugdteams beschreven. Implementatie daarvan loopt, onder andere door middel van een themabijeenkomst over veiligheid. Verder maakt invulling regierol een belangrijk onderdeel uit van leertraject, ook bij andere thema’s.

4

 De risico inschatting wordt twee keer per jaar geactualiseerd: bij de jaarrekening en de begroting, hierbij worden de genomen beheersmaatregelen ook benoemd. Deze kunnen ertoe leiden dat de inschatting van het risico lager is.

5

 Door het college wordt twee keer per jaar een rapportage over de voortgang van de transformatie aangeboden. Onderdeel van deze rapportage is de ontwikkeling van de Jeugdzorg in Zaanstad. Verder wordt er regelmatig een 3D-carré georganiseerd waar specifieke onderwerpen mbt de transformatie kunnen worden besproken. Zo blijft de gemeenteraad op de hoogte van de meest recente ontwikkelingen.